Есть вопрос? Спросить!

Ошибки в алкогольной декларации: 5 проблем при сдаче строгой отчетности, которых можно избежать с помощью ДАЛИОНа

10.12.2014 При формировании декларации об объеме розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции очень важно избежать ошибок. Однако даже автоматизация этого процесса не дает нам таких гарантий. Главным образом, потому, что ни одна современная товароучетная система не исключает ручной ввод данных. Но минимизировать человеческий фактор все же можно: в конфигурации ДАЛИОН предусмотрены специальные механизмы, которые помогут вам уменьшить вероятность ошибки. Как они работают? 
Мы рассмотрели пять типичных ситуаций при заполнении строгой отчетности и разобрались, как ДАЛИОН помогает свести к минимуму ошибки в алкогольной декларации.

1. Отразить разных производителей у одного и того же товара

У одной и той же номенклатуры по документам могут быть указаны разные производители. Если вы выберете производителя в карточке номенклатуры, это не устранит проблему. Самое надежное решение — отражать производителя на уровне приходных документов (рис. 1).

Ошибки в алкогольной декларации  - как их избежать (рис. 1)

Впрочем, это не снимает с пользователя ответственность за корректный ввод данных. Задача системы — обеспечить оператора всеми необходимыми инструментами для проверки. Один из таких инструментов — печатная форма, отображающая реквизиты для заполнения приходной накладной. Эта форма со стороны поставщика может служить сопроводительным документом к отгрузке магазину.

Ошибки в алкогольной декларации  - как их избежать (рис. 2)
 
2. Отразить разные виды алкогольной продукции у одного и того же товара

Задача, аналогичная предыдущей, которая решается корректным вводом данных на уровне приходных документов. Код вида алкогольной продукции отображается в табличной части приходной накладной (рис.1) и помогает оператору не ошибиться с видом алкогольной продукции. Даже если виды схожи по названию.

3. Отразить разные КПП у одного и того же поставщика

У одного поставщика могут быть разные КПП. Как и в предыдущих случаях, правильный учет на уровне прихода поможет сформировать корректную отчетность. КПП, как и прочие реквизиты, отражается в самом документе (рис.1), а также в соответствующей печатной форме (рис.2).

4. В декларации указаны неполные данные (часть номенклатуры не отражена в отчете/не заполнены реквизиты, обязательные для учета алкоголя)

Когда номенклатура вводится не по шаблону (рис.3), а произвольно, это может повлечь за собой большое количество ошибок как при первоначальном, так и при последующем заполнении справочника номенклатуры.

 Ошибки в алкогольной декларации  - как их избежать (рис. 3)

Чтобы избежать таких ошибок, используйте шаблон ввода номенклатуры. Если справочник уже заведен неправильно, используйте инструмент "Групповая обработка товаров", который автоматически заполнит все параметры у выбранных карточек номенклатуры.

 Ошибки в алкогольной декларации  - как их избежать (рис. 4)

5. В декларации неверно указаны количественные данные по поступлению и/или расходу

Ошибки в ведении общего учета неизбежно повлекут за собой ошибки в алкогольной декларации, поскольку она формируется на основании введенных в систему учетных данных. Среди наиболее распространенных ошибок — наличие отрицательных остатков, ошибки в приходных документах или их отсутствие, пересортица и т.д.
В этой ситуации важно разобраться, откуда взялись те или иные показатели. Для этого в конфигурациях ДАЛИОН предусмотрен специальный отчет на основе алкогольной декларации с расшифровкой до документов (рис. 5, 6).

Ошибки в алкогольной декларации  - как их избежать (рис. 5) 

Ошибки в алкогольной декларации  - как их избежать (рис. 6)

Важно понимать: какой бы совершенной ни была система автоматизации, данные будут отображаться корректно только при условии, что вы обеспечите жесткий административный контроль за их вводом. Таким образом, поддержка актуальной базы данных — это, в первую очередь, управленческая задача.



Теги: учет алкоголя


Смотрите также:

Как сдать алкогольную декларацию своими силами? Проверка алкогольной декларации на соответствие данным поставщика
ЕГАИС для розницы. Что важно знать?
Как вести Журнал учета алкоголя?
Подтверждение факта закупки. Учет ЕГАИС
Как работает ЕГАИС с 1 января 2016 года



Возврат к списку

Вы открываете новый продуктовый магазин или текущая система учета уже не соответствует вашим растущим запросам? Мы поможем вам подобрать оптимальное решение "ДАЛИОН" для автоматизации учета.
У вас магазин одежды, парфюмерии или магазин подарков, вам важен каждый клиент и вы стремитесь к индивидуальному подходу? "ДАЛИОН" поможет решить задачи автоматизации учета.
У вас сеть магазинов, вам важна оперативность, актуальность и защищенность информации? "ДАЛИОН" - решение, удовлетворяющее вашим запросам.
У вас магазин и ресторан, вам нужна сквозная система учета? Программные продукты "ДАЛИОН" готовы ее предложить.