И снова про инвентаризацию - как часто и по каким правилам нужно ее проводить? Как оптимизировать процесс инвентаризации и избежать ошибок в итогах?

В рознице частота проведения инвентаризаций коррелируется с оборачиваемостью товара и вероятностью потерь при его продаже (кража, бой, пересортица). Чем выше эти показатели, тем чаще рекомендуется проводить ревизию товара.

Исходя из того, что в магазине одновременно могут присутствовать как товары высокого, так и низкого спроса, целесообразно проводить скользящую инвентаризацию. Такой метод инвентаризации предполагает ревизию товара в разрезе ассортиментных групп по заранее спланированному графику. График проведения инвентаризаций индивидуален для каждого отдельного магазина и зависит как от скорости оборачиваемости товаров и степени риска потери при их продаже, так и от размера магазина и количества ответственных сотрудников. Мы рекомендуем проводить ревизию не реже одного раза в квартал! Подробнее о методе скользящей инвентаризации читайте на нашем сайте.

Скользящая инвентаризация позволяет распределять трудовые нагрузки во времени и не затягивать сроки проведения ревизии товаров. Если инвентаризация длится несколько дней, то появляется необходимость при пересчете товара учитывать все товародвижения (продажи, списания, пересорты, приходы), которые были в течение этого времени, что может привести к ошибкам в итогах.

Еще одна вероятная причина ошибок в итогах инвентаризации - это человеческий фактор при пересчете товара. Уменьшить его влияние позволяет метод двойного пересчета – два сотрудника независимо друг от друга считают одни те же товарные позиции. Также минимизировать человеческий фактор можно при помощи терминалов сбора данных (ТСД), которые считывают штрих-коды товаров и выгружают данные в товароучетную систему магазина.

Часто некорректный финансовый результат инвентаризации может быть вызван не реальными потерями или излишками, а взаимоисключающими расхождениями в смежных инвентаризациях. Например, товар, который не был найден в прошлую инвентаризацию и уже списан, нашли сейчас.

О необходимости проведения внеплановой инвентаризации может сигнализировать товароучетная система. Так, в программном продукте ДАЛИОН по наличию превышений в отчетах кассовой смены можно судить, что через кассу было продано больше товара, чем числится на остатках магазина.

Многих собственников и управляющих магазинов пугают трудовые и временные затраты при проведении инвентаризации, но, если потратить немного времени и продумать ее регламент, подобрать современное оборудование, то затраты на ревизию можно свести к допустимому минимуму.  Инвентаризация, как и любой бизнес-процесс, требует особо пристального внимания только на этапе внедрения, со временем она становится привычным и рутинным занятием для ответственного персонала.