Автоматизация работы магазина: самые распространенные ошибки в управленческом учете

Откуда мы это знаем

Специалисты "СофтБаланс", работая с розничным учетом много лет, отмечают, что некоторые ошибки пользователей регулярно повторяются. Проанализировав причины их возникновения и возможные последствия, они определили пути для их устранения и ликвидации, а также способы избежать их в будущем.

Ошибка №1. Ведение справочника номенклатуры

Ситуация: Одинаковые группы появляются в различных разделах справочника (см иллюстрацию).

Условия возникновения ошибки: например, в разделе "Номенклатура" оператор заводит детализацию по имени поставщика.

Почему возникает. Мотивация может быть следующей: руководить ставит задачу получить отчет о продажах, сделав детализацию по поставщикам. Оператор с недостаточными знаниями, стремясь выполнить задание, формирует справочник, основываясь лишь на этом критерии. Такой подход не является верным и негативно сказывается на общем учете (хотя для оператора по закупкам подобная организация базы может быть удобна, поскольку облегчает ему поиск товара).

Последствия: одна и та же группа товаров появляется в разных разделах, что неинформативно и не позволяет сформировать верные отчеты. Другим неприятным последствием подобной некорректной работы становится искажение аналитики за прошедшие периоды (при смене поставщика оператор может перенести позицию из одной группы в другую). Помимо этого, возможно одновременное возникновение дублей позиций, если два поставщика привозят один и тот же товар. Поэтому оператору нужно быть особенно внимательным с занесением позиций.

Работа над ошибками. Как программа для автоматизации учета в магазине "ДАЛИОН: Управление магазином" позволяет избежать подобных неприятностей. В программном продукте "ДАЛИОН" существует специальный механизм, предназначенный для формирования отчетов по поставщикам. С его помощью можно получать аналитику по фактическим поставкам товара, а не по условным поставщикам, "привязанным" к определенным позициям. Справочники номенклатуры нужно вести по категориям, что позволит избежать случайных дублей, а формирование отчетов будет довольно простым (после проведения реструктуризации справочника, "горячие меры").

Ошибка №2. Дубли позиций справочника

Ситуация: возникновение дублей позиций номенклатуры.

Условия возникновения ошибки: при заведении прихода оператор не выполняет поиск товара по штрихкоду. Оператор начинает искать товар "вручную", визуально. Это будет сложно, если в системе нет единых стандартов занесения товара (с кавычками или без, порядок слов и т.д.) В результате оператор нередко заносит позицию еще раз, формируя дубль.

Почему возникает: причин может быть несколько. Первая - оператор не работает со штрихкодом; вторая – товар не весовой; третья – товар без штрихкода производителя; четвертая – поступление старого товара с новым штрихкодом.

Последствия: блокируется функция проведения документов, отсутствует оперативный учет, возникают отрицательные остатки.

Работа над ошибками. Как программа для автоматизации учета в магазине "ДАЛИОН: Управление магазином" позволяет избежать подобных неприятностей. Борьба с дублями в справочнике требует немало времени и усердия, но делать это необходимо. Во-первых, нужно составить акт пересортицы. Во-вторых, перенести штрикоды. В-третьих, ненужные позиции следует отправить в архив.

Как вывести "неправильную" карточку из документооборота. Возможности ПП "ДАЛИОН" позволяют сделать так, чтобы оператор не видел товары с отметкой "Архивные" (типовая настройка справочника номенклатуры).

Работая с программным продуктом "ДАЛИОН", можно легко избежать появления дублей позиций справочника при соблюдении некоторых рекомендаций.

• "Вручную" товар заносят только однажды (во время занесения прихода); далее товар должен выводиться только с помощью считывания штрихкода.
• Все операторы, работающие в системе, должны уметь правильно искать нужный товар (по вхождению подстроки в наименование).
• Операторы, ведущие документооборот, должны быть лишены права редактирования справочника номенклатуры. Права на создание и редактирование следует давать только компетентным, обученным сотрудникам, которые ориентируются в ассортименте.

Функционал "ДАЛИОНа" позволяет избежать данной проблемы, задавая жесткие требования по заведению новых позиций (только по шаблонам наименований, которые можно настроить, исходя из специфики товара).

В базе фиксируется вся информация по номенклатуре поставщика (если она отражается в учете вашей фирмы). Данные заносятся из первичных документов, сопровождающих партию, причем оператор должен выбирать характеристики в точности такие, как отражены в номенклатуре поставщика.

Ошибка №3. Коллекции (для непродуктовой розницы)

Ситуация представлена на иллюстрации. Для магазинов одежды или обуви подобный вид справочника – распространенное явление. В разделе каждой коллекции необходимо заносить каждую позицию отдельно, так как категорийный учет будет в рамках раздела. Получается, категории товаров вынужденно дублируются внутри каждой коллекции. Сама по себе такая ситуация не является критической, за исключением нескольких случаев.

Условия возникновения ошибки: сложности могут возникнуть работе с товаром за несколько сезонов или лет, поскольку за это время успевает смениться несколько коллекций, причем в каждой из них товар со сходным названием был разным (например, "пиджаки" из разных коллекций).

Почему возникает: оператор решает упростить работу, "перетащив" позицию с одним названием из одной коллекции в другую (из старой в новую).

Последствия: в этом случае при формировании отчета о продажах могут быть получены некорректные данные. Как в случае на иллюстрации, может получиться, что в 2011-м году была продана коллекция за 2012-й год.

Работа над ошибками. Как программа для автоматизации учета в магазине "ДАЛИОН: Управление магазином" позволяет избежать подобных неприятностей. При работе с коллекциями наиболее эффективным будет инструмент из категорийного менеджемента (закрепление позиции за определенной ассортиментной группой). На примере видно, что с помощью специальной настройки стандартной аналитики (типовые возможности программы "ДАЛИОН") можно сформировать нужный отчет по ассортиментной группе за любой период.

В этом случае отчет получается корректным.

Ошибка №4. Отрицательные остатки

Ситуация: оператор не может провести документ, поскольку ранее в ведении учета были допущены ошибки.

Условия возникновения ошибки: сотрудник просит администратора или руководителя "включить" отрицательные остатки, далее выписывая расходные документы "в минус".

Почему возникает: человеческий фактор, отсутствие четкого регламента.

Последствия: теряется актуальная сумма склада, которая из-за отрицательных остатков показывается как завышенная; "сбивается" корректная наценка, отражаемая в отчете о продажах. Инвентаризация в этом случае неизбежно будет давать ошибочные результаты (завышенная недостача, несписанный товар); оперативный и управленческий учет в базе с отрицательными остатками не работают. Возникают пробелы в ассортименте, поскольку позиция продолжает числиться на складе, хотя в действительности ее нет. Все это негативно влияет на лояльность покупателей и дисциплину персонала, который "привыкает" к возможности бесконтрольного проведения документов.

Работа над ошибками. Как программа для автоматизации учета в магазине "ДАЛИОН: Управление магазином"  позволяет избежать подобных неприятностей. Второго мнения здесь быть не может: отрицательные остатки в вашей учетной системе должны быть под запретом.  Некоторые могут возразить: но иногда включить отрицательные остатки действительно нужно, как, например, при работе с весовым товаром (специфика такова, что в этом случае всегда наблюдается превышение по остаткам). Для таких случаев в программном продукте "ДАЛИОН" имеется проверенный и надежный механизм превышений. В чем его реальная польза? Он помогает избежать списания товара с нулевой себестоимостью, что позволяет получить корректную оценку; выдает корректные суммы недостачи по складу (вычитая "закрытое" превышение из формальной недостачи). Конечно, эти возможности системы "сглаживают" некоторые неприятные нюансы в учете. Но даже механизм превышений не может закрыть "дыры" в ассортименте, поэтому при работе нужно очень тщательно следить за объемами превышений.

Ошибка №5. Отсутствие внутреннего контроля

Ситуация: переклеивание этикеток с дорогого товара на дешевый. Подгон результатов инвентаризации.

Условия возникновения: сотрудник торгового зала или кассир сознательно меняет этикетки на товарах, в результате чего покупатель платит за дешевый товар значительную сумму, а продавец списывает купленный товар как дорогой. В последствии он может забрать списанный товар по цене дешевого.

Почему возникает: увы, не все сотрудники честные и добросовестные.

Последствия: Несмотря на то, магазин своих денег в этом случае не теряет (обе цены в сумме компенсируют друг друга), ситуация негативная, поскольку имеет место обман покупателя. Рано или поздно, мошенничество будет раскрыто, что приведет к потере лояльности клиентов.

Работа над ошибками. Для борьбы с подобным обманом эффективна лишь установка системы видеонаблюдения на кассе; учетных инструментов, которые могли бы помочь пресечь обман, не существует. Если же кассир приклеивает штрихкод с дешевого товара на "люксовый", то, оплатив его "по минимуму", но забрав из магазина дорогой, тем самым он обрекает магазин на появление некорректных остатков и "пустоты" в ассортименте. Лишь инвентаризация, проведенная в дальнейшем, зафиксирует пересортицу. Но даже в этом случае будет очень сложно доказать, что причиной стало мошенничество, а не недочет в работе поставщика или ошибка учета.

Еще один повод быть бдительным с персоналом: нужно помнить о том, что результаты инвентаризации иногда "подгоняют". Это довольно распространено на небольших торговых точках, где персонал еще до начала инвентаризации знает, какого товара не хватает на складе. Соответственно, во время проверки (которую они проводят сами же) цифры "подгоняют". Чтобы избежать подгона результатов инвентаризации, рекомендуется пользоваться услугами внешних ревизоров. Причем, если речь идет о сетевых магазинах, проверки следует проводить одновременно во всех магазинах сети, чтобы быть уверенным в честной работе ревизоров.

Вместо резюме

Как видим, практически со всеми ошибками, возникающих после автоматизации работы магазина, возможно и необходимо бороться средствами системы учета. Программа для автоматизации учета в магазине "ДАЛИОН: Управление магазином", в частности, предоставляет для этого ряд эффективных механизмов. Своевременные проверки, контроль за изменениями в номенклатуре, тщательное ведение базы, корректное занесение штрихкодов, верная последовательность документов и отсутствие отрицательных остатков в комплексе с хорошим знанием учетной системы помогут обезопасить ваше предприятие или сеть магазинов от целого ряда проблем, связанных с ведением учета.