Автоматизация гипермаркетов, супермаркетов и магазинов у дома "Наш Ориентир"

Как автоматизировать учет в розничной сети? Как увеличить производительность труда сотрудников в 2 раза и сократить время на подготовку финансовой отчетности в 12 раз? Расскажем об этом на примере внедрения программного продукта ДАЛИОН: ТРЕНД в сети Наш Ориентир. 
Проект реализован Южной интеграционной компанией - официальным партнером СофтБаланс. 

Заказчик

Наш Ориентир — крупнейшая сеть супермаркетов самообслуживания в Минеральных водах и Ставропольском крае. Первый магазин был открыт в 2004 году. На сегодняшний день сеть насчитывает 3 гипермаркета, 4 супермаркета и 5 магазинов у дома с 84 кассовыми зонами. Численность сотрудников, работающих в компании, более 250 человек. В структуру компании входит также собственный цех по производству полуфабрикатов, разделке мяса. Цех  обеспечивающий продукцией столовые и кулинарии сети, а также другие магазины Ставропольского края.

Товарный ассортимент, представленный в магазинах сети, не уступает крупнейшим ретейлерам, а цены на товары всегда приятно удивляют клиентов. Сеть нацелена на развитие Ставропольских производителей, поэтому старается в первую очередь размещать в своих магазинах продукцию местных предпринимателей. Посетив  магазины сети Наш Ориентир, вы будете приятно удивлены ценами и высочайшим качеством обслуживания! 

Цели и задачи автоматизации

Масштаб сети, огромный объем обрабатываемой информации и высокий уровень конкуренции вынуждают соответствовать высоким требования к качеству ведения учета и скорости получения оперативных данных. Специалисты сети стремятся автоматизировать учет всех ключевых бизнес-процессов магазинов: закупка и реализация товаров, разделка и передача сырья в производство, выпуск продукции, движение товаров между магазинами, инвентаризации магазинов, взаиморасчеты с поставщиками и финансовый анализ.

Ранее оперативный учет велся в конфигурации Трактиръ: Head Office, которая была снята с поддержки разработчиком. Увы, в учете накопились ошибки, получение оперативных данных по валовой прибыли и себестоимости выпуска производимой было затруднено. Кроме того, хотелось вести финансовый учет с анализом доходов, расходов и прибыли.

В сентябре 2021 г. собственник поставил перед сотрудниками сети жесткие требования к оперативности и точности предоставления ему финансовых показателей. Кроме того, требовалось повысить контроль за деятельностью производственных подразделений. С этими требованиями специалисты сети обратились в Южную Интеграционную компанию, которая уже обслуживала информационную систему.

Предложенное решение. Детали внедрения

Проанализировав требования и состояние учета, специалисты Южной Интеграционной Компании пришли к выводу о необходимости полной «переавтоматизации» бизнес-процессов и переходе на решение ДАЛИОН: ТРЕНД.  После детального обследование бизнес-процессов магазинов Наш Ориентир, сотрудники Южной Интеграционной Компании подготовили прототип новой системы и провели демонстрацию программы.

Специалистам сети понравилась предложенная программа - она кардинально отличалась от используемой. Руководители высказали ряд сомнений: смогут ли сотрудники быстро обучиться, будет ли программа совместима с кассовым программным обеспечением и торговым оборудованием. Больше всего клиент боялся, что при переходе на новую систему, возникнут перебои в работе магазинов и ухудшение качества обслуживания из-за возможных технических проблем. Специалисты Южной Интеграционной Компании предложили уникальный подход к реализации проекта с внедрением прототипа ("тестового магазина") системы на одном супермаркете с кулинарией и цехом разделки. Риски были минимальны, предложение понравилось клиенты и специалисты Южной Интеграционной Компании приступили в работе над проектом. 

Этап проектирования позволил учесть все тонкости и нюансы бизнес-процессов магазинов, что позволило нам избежать «сюрпризов» при внедрении. В связи с выявленными на данном этапе особенностями ведения учета, а также с целью повышения производительности работы операторов, специалисты Южной Интеграционной Компании зафиксировали требования по адаптации программы.

После согласования технической документации сотрудники Южная Интеграционной Компании приступили к разработке прототипа будущей системы учета. Программисты реализовали следующий функциональные требования:

• консолидированный учет деятельности всех хозяйственных субъектов;
• учет документов подлежащих выгрузки в бухгалтерскую программу;
• автоматическая выгрузка данных в бухгалтерскую программу по хозяйственным субъектам;
• учет аналогов ингредиентов и превышений в производстве;
• автоматическое оприходования товаров по выявленным превышениям;
• автоматическое заполнение всех реквизитов в платежных поручения с видом операции «Поступление по платежным картам»;
• выгрузка товаров из документов поступления и ценообразования в кассовое программное обеспечение;
• автоматическое заполнение ингредиентов при передаче сырья в производство по ранее сопоставленным данным;
• учет информации о пользователях, выполнявших гашение ВСД меркурий;
• уникальные макеты ценников и печатных форм. 

Этап тестирования

За несколько дней до запуска первого (тестового) магазина специалисты Южной Интеграционной Компании провели обучение операторов, установили новую программу,  предоставили доступы сотрудникам, настроили обмен с кассовым и торговым оборудованием, подключили терминалы сбора данных. В ночь перед началом тестирования в программу была загружена вся справочная информация, актуальные цены и остатки. В процессе тестирования были выявлены незначительные замечания и пожелания.
Благодаря большому объему предварительно проделанной работы по проектированию новой системы, постоянному присутствую специалистов Южной Интеграционной Компании в магазине и удаленной поддержки программистов, процесс тестирования прошел гладко, магазин не приостанавливал своей работы, операторы магазинов остались довольны новой программой и качеством поддержки.
По окончанию нескольких дней тестирования, программисты Южной Интеграционной Компании приступили к реализации выявленных замечаний и пожеланий, а консультанты продолжили обучение остальных сотрудников нашей сети.

В марте 2022 г. специалистами Южной Интеграционной Компании за один день был произведен перевод всех магазинов на ДАЛИОН: ТРЕНД. Специалисты Южной Интеграционной Компании выполнили перенос всей нормативно-справочной информации, актуальные цены и остатки - это более 200 000 наименований товаров и более 1 000 поставщиков и оптовых покупателей. 
Несмотря на масштабные аналитические возможности ДАЛИОНа, в процессе опытной эксплуатации сотрудники сети регулярно обращались к программистам Южной Интеграционной Компании с задачами по разработке уникальных форм отчетности, все новые формы отчетов предназначались для повышения контроля за деятельностью производственных цехов. На данный момент вся производственная деятельность "прозрачна" и поддается быстрому и качественному анализу.
  
С апреля 2022 г. информационная система работает в режиме промышленной эксплуатации. Специалисты Южной Интеграционной Компании оказывают услуги по информационно-технологическому сопровождению, технической поддержке и развитию функциональных возможностей автоматизированной системы.

Ключевые результаты внедрения ДАЛИОН: ТРЕНДа

Результаты внедрения новой программы полностью удовлетворили ожидания и требования клиента. Производительность труда сотрудников выросла в 2 раза! В большей степени благодаря автоматизации процессов получения отчетной информации, вся отчеты строятся "нажатием одной кнопки". Сотрудники магазинов забыли, что такое Excel и сведение огромного массива данных из электронных таблиц.

Благодаря автоматической обработке входящих платежных поручений по платежным картам освободилось более 2 часов ежедневной работы оператора. Взаимодействие с системой Меркурий полностью автоматизировано, больше не надо работать в нескольких системах, все централизировано и исключен двойной ввод данных.

Ежедневно специалисты сети анализируют себестоимость выпускаемой продукции, могут оперативно принимать решения в части ценообразования исходя из фактических затрат, а не на основании плановых значений. Время на подготовку финансовой отчетности сократилась с нескольких дней до нескольких часов!
Собственник группы компаний был приятно удивлен, узнав о том, что может самостоятельно получать нужную ему информацию непосредственно в ДАЛИОНе, более того все данные в отчетах соответствуют реальным финансовым показателям и не требуют дополнительной ручной обработки и сведения. Теперь руководство сети может взвешено принимать решения по изменению товарного ассортимента опираясь на данные по фактической рентабельности продаж.

В ближайших планах стоит освоение всех возможностей ДАЛИОНа: работа с Честным знаком для оптимизации процесса приемки маркированной продукции и учета кодов маркировки в программе; работа через ЭДО с поставщиками для оптимизировать ввод первичной бухгалтерской информации и сокращения количества ошибок в учете. Освободившееся время специалисты направят на развитие сети и масштабирование магазинов по всей территории Ставропольского края.