Есть вопрос? Спросить!

Автоматизация гипермаркетов, супермаркетов и магазинов у дома "Наш Ориентир"



Как автоматизировать учет в розничной сети? Как увеличить производительность труда сотрудников в 2 раза и сократить время на подготовку финансовой отчетности в 12 раз? Расскажем об этом на примере внедрения программного продукта ДАЛИОН: ТРЕНД в сети Наш Ориентир. 
Проект реализован Южной интеграционной компанией - официальным партнером СофтБаланс. 

Заказчик

Наш Ориентир — крупнейшая сеть супермаркетов самообслуживания в Минеральных водах и Ставропольском крае. Первый магазин был открыт в 2004 году. На сегодняшний день сеть насчитывает 3 гипермаркета, 4 супермаркета и 5 магазинов у дома с 84 кассовыми зонами. Численность сотрудников, работающих в компании, более 250 человек. В структуру компании входит также собственный цех по производству полуфабрикатов, разделке мяса. Цех  обеспечивающий продукцией столовые и кулинарии сети, а также другие магазины Ставропольского края.

Товарный ассортимент, представленный в магазинах сети, не уступает крупнейшим ретейлерам, а цены на товары всегда приятно удивляют клиентов. Сеть нацелена на развитие Ставропольских производителей, поэтому старается в первую очередь размещать в своих магазинах продукцию местных предпринимателей. Посетив  магазины сети Наш Ориентир, вы будете приятно удивлены ценами и высочайшим качеством обслуживания! 

Цели и задачи автоматизации

Масштаб сети, огромный объем обрабатываемой информации и высокий уровень конкуренции вынуждают соответствовать высоким требования к качеству ведения учета и скорости получения оперативных данных. Специалисты сети стремятся автоматизировать учет всех ключевых бизнес-процессов магазинов: закупка и реализация товаров, разделка и передача сырья в производство, выпуск продукции, движение товаров между магазинами, инвентаризации магазинов, взаиморасчеты с поставщиками и финансовый анализ.

Ранее оперативный учет велся в конфигурации Трактиръ: Head Office, которая была снята с поддержки разработчиком. Увы, в учете накопились ошибки, получение оперативных данных по валовой прибыли и себестоимости выпуска производимой было затруднено. Кроме того, хотелось вести финансовый учет с анализом доходов, расходов и прибыли.

В сентябре 2021 г. собственник поставил перед сотрудниками сети жесткие требования к оперативности и точности предоставления ему финансовых показателей. Кроме того, требовалось повысить контроль за деятельностью производственных подразделений. С этими требованиями специалисты сети обратились в Южную Интеграционную компанию, которая уже обслуживала информационную систему.

Предложенное решение. Детали внедрения

Проанализировав требования и состояние учета, специалисты Южной Интеграционной Компании пришли к выводу о необходимости полной «переавтоматизации» бизнес-процессов и переходе на решение ДАЛИОН: ТРЕНД.  После детального обследование бизнес-процессов магазинов Наш Ориентир, сотрудники Южной Интеграционной Компании подготовили прототип новой системы и провели демонстрацию программы.

Специалистам сети понравилась предложенная программа - она кардинально отличалась от используемой. Руководители высказали ряд сомнений: смогут ли сотрудники быстро обучиться, будет ли программа совместима с кассовым программным обеспечением и торговым оборудованием. Больше всего клиент боялся, что при переходе на новую систему, возникнут перебои в работе магазинов и ухудшение качества обслуживания из-за возможных технических проблем. Специалисты Южной Интеграционной Компании предложили уникальный подход к реализации проекта с внедрением прототипа ("тестового магазина") системы на одном супермаркете с кулинарией и цехом разделки. Риски были минимальны, предложение понравилось клиенты и специалисты Южной Интеграционной Компании приступили в работе над проектом. 

Этап проектирования позволил учесть все тонкости и нюансы бизнес-процессов магазинов, что позволило нам избежать «сюрпризов» при внедрении. В связи с выявленными на данном этапе особенностями ведения учета, а также с целью повышения производительности работы операторов, специалисты Южной Интеграционной Компании зафиксировали требования по адаптации программы.

После согласования технической документации сотрудники Южная Интеграционной Компании приступили к разработке прототипа будущей системы учета. Программисты реализовали следующий функциональные требования:
  • консолидированный учет деятельности всех хозяйственных субъектов;
  • учет документов подлежащих выгрузки в бухгалтерскую программу;
  • автоматическая выгрузка данных в бухгалтерскую программу по хозяйственным субъектам;
  • учет аналогов ингредиентов и превышений в производстве;
  • автоматическое оприходования товаров по выявленным превышениям;
  • автоматическое заполнение всех реквизитов в платежных поручения с видом операции «Поступление по платежным картам»;
  • выгрузка товаров из документов поступления и ценообразования в кассовое программное обеспечение;
  • автоматическое заполнение ингредиентов при передаче сырья в производство по ранее сопоставленным данным;
  • учет информации о пользователях, выполнявших гашение ВСД меркурий;
  • уникальные макеты ценников и печатных форм. 

Этап тестирования

За несколько дней до запуска первого (тестового) магазина специалисты Южной Интеграционной Компании провели обучение операторов, установили новую программу,  предоставили доступы сотрудникам, настроили обмен с кассовым и торговым оборудованием, подключили терминалы сбора данных. В ночь перед началом тестирования в программу была загружена вся справочная информация, актуальные цены и остатки. В процессе тестирования были выявлены незначительные замечания и пожелания.
Благодаря большому объему предварительно проделанной работы по проектированию новой системы, постоянному присутствую специалистов Южной Интеграционной Компании в магазине и удаленной поддержки программистов, процесс тестирования прошел гладко, магазин не приостанавливал своей работы, операторы магазинов остались довольны новой программой и качеством поддержки.
По окончанию нескольких дней тестирования, программисты Южной Интеграционной Компании приступили к реализации выявленных замечаний и пожеланий, а консультанты продолжили обучение остальных сотрудников нашей сети.

В марте 2022 г. специалистами Южной Интеграционной Компании за один день был произведен перевод всех магазинов на ДАЛИОН: ТРЕНД. Специалисты Южной Интеграционной Компании выполнили перенос всей нормативно-справочной информации, актуальные цены и остатки - это более 200 000 наименований товаров и более 1 000 поставщиков и оптовых покупателей. 
Несмотря на масштабные аналитические возможности ДАЛИОНа, в процессе опытной эксплуатации сотрудники сети регулярно обращались к программистам Южной Интеграционной Компании с задачами по разработке уникальных форм отчетности, все новые формы отчетов предназначались для повышения контроля за деятельностью производственных цехов. На данный момент вся производственная деятельность "прозрачна" и поддается быстрому и качественному анализу.
  
С апреля 2022 г. информационная система работает в режиме промышленной эксплуатации. Специалисты Южной Интеграционной Компании оказывают услуги по информационно-технологическому сопровождению, технической поддержке и развитию функциональных возможностей автоматизированной системы.

Ключевые результаты внедрения ДАЛИОН: ТРЕНДа

Результаты внедрения новой программы полностью удовлетворили ожидания и требования клиента. Производительность труда сотрудников выросла в 2 раза! В большей степени благодаря автоматизации процессов получения отчетной информации, вся отчеты строятся "нажатием одной кнопки". Сотрудники магазинов забыли, что такое Excel и сведение огромного массива данных из электронных таблиц.

Благодаря автоматической обработке входящих платежных поручений по платежным картам освободилось более 2 часов ежедневной работы оператора. Взаимодействие с системой Меркурий полностью автоматизировано, больше не надо работать в нескольких системах, все централизировано и исключен двойной ввод данных.

Ежедневно специалисты сети анализируют себестоимость выпускаемой продукции, могут оперативно принимать решения в части ценообразования исходя из фактических затрат, а не на основании плановых значений. Время на подготовку финансовой отчетности сократилась с нескольких дней до нескольких часов!
Собственник группы компаний был приятно удивлен, узнав о том, что может самостоятельно получать нужную ему информацию непосредственно в ДАЛИОНе, более того все данные в отчетах соответствуют реальным финансовым показателям и не требуют дополнительной ручной обработки и сведения. Теперь руководство сети может взвешено принимать решения по изменению товарного ассортимента опираясь на данные по фактической рентабельности продаж.

В ближайших планах стоит освоение всех возможностей ДАЛИОНа: работа с Честным знаком для оптимизации процесса приемки маркированной продукции и учета кодов маркировки в программе; работа через ЭДО с поставщиками для оптимизировать ввод первичной бухгалтерской информации и сокращения количества ошибок в учете. Освободившееся время специалисты направят на развитие сети и масштабирование магазинов по всей территории Ставропольского края.     

Отзыв клиента: Моисеенко Н. И., главный бухгалтер
Масштаб нашей сети, огромный объем обрабатываемой информационных и высокий уровень конкуренции - вынуждает нас соответствовать высоким требования к качеству ведения учета и скорости получения оперативных данных. Мы стремимся автоматизировать учет всех ключевых бизнес-процессов наших магазинов: закупка и реализация товаров, разделка и передача сырья в производство, выпуск продукции, движение товаров между магазинами, инвентаризации магазинов, взаиморасчеты с поставщиками и финансовый анализ. 

В сентябре 2021 г. собственником сети были поставлены жесткие требования в части оперативного предоставления ему финансовых показателей и повышения контроля за деятельностью производственных подразделений. С этими требованиями мы обратились в Южную Интеграционную компанию. 

Проанализировав требования и состояние учета специалисты Южной Интеграционной Компании пришли к выводу о необходимости полной «переавтоматизации» всех бизнес процессов на конфигурации «ДАЛИОН: ТРЕНД». Мы переживали за наших сотрудников смогут ли они быстро обучиться, какая совместимость кассового программного обеспечения и торгового оборудования с новой программой. Больше всего мы опасались перебоев в работе наших магазинов и ухудшение качества обслуживания из-за технических проблем, которые могли возникнуть в процессе перехода. Специалисты Южной Интеграционной Компании успокоили нас, предложив уникальный подход в реализации проекта с внедрением прототипа системы на небольшом супермаркете с собственной кулинарией и цехом разделки. Для исключения двойного учета в двух программах, результаты работы операторов в программе ДАЛИОН: ТРЕНД должны были быть перенесены в нашу действующую систему. Риски были минимальны, предложение нам понравилось, и мы согласились. 

После выбора программы мы совместно со специалистами Южной Интеграционной Компании приступили к проектированию и согласованию всех требований к нашей будущей системе. После согласования технической документации сотрудники Южная Интеграционной Компании приступили к разработке прототипа нашей будущей системы. По окончанию разработки нас ждал этап тестирования прототипа на одном из наших магазинов. 

Благодаря большому объему предварительно проделанной работы по проектированию новой системы, постоянному присутствую специалистов Южной Интеграционной Компании в магазине и удаленной поддержки программистов, процесс тестирования прошел гладко, магазин не приостанавливал своей работы, операторы магазинов остались довольны новой программой и качеством поддержки. 

В марте 2022 г. специалистами Южной Интеграционной Компании за один день был произведен перевод всех магазинов на ДАЛИОН: ТРЕНД. Это был незабываемый опыт, как нам и обещали не один из магазинов, не приостановил своей работы, все технические ошибки устранялись мгновенно. 

С апреля 2022 г. информационная система работает в режиме промышленной эксплуатации. Результаты внедрения новой программы полностью удовлетворили наши ожидания и требования. Производительность труда наших сотрудников выросла в несколько раз, в большей степени благодаря автоматизации процессов получения отчетной информации, вся отчеты строятся «нажатием одной кнопки», мы забыли, что такое Excel и сведение огромного массива данных из электронных таблиц.
Благодаря автоматической обработке входящих платежных поручений по платежным картам высвобождено более двух часов ежедневной работы оператора. Взаимодействие с системой Меркурий полностью автоматизировано, больше не нужно работать в нескольких системах все централизировано исключен двойной ввод данных.

Ежедневно мы можем анализировать себестоимость выпускаемой нами продукции и принимать решения в части ценообразования исходя из фактических затрат, а не на основании плановых значений. Время на подготовку финансовой отчетности сократилась с нескольких дней до нескольких часов. 

Наши партнеры - Южная Интеграционная Компания - попросили оценить программу и качество их работы по пятибалльной шкале. Мы безоговорочно ставим высшую оценку!
  • Соответствие потребностям организации – 5
  • Удобство работы с программой – 5
  • Качество работы Южной Интеграционной Компании – 5
Я рекомендую своим коллегам использовать решение ДАЛИОН: ТРЕНД для комплексной автоматизации оперативного и финансового учета в сети розничных магазинов любых форматов и размеров, а также рекомендую Южную Интеграционную Компанию как профессионального исполнителя заказов в области системной интеграции.


Вы открываете новый продуктовый магазин или текущая система учета не соответствует вашим растущим запросам? Мы поможем подобрать оптимальное решение "ДАЛИОН" для управления вашим магазином.
У вас магазин одежды, парфюмерии или магазин цветов? Вам важен каждый клиент и вы стремитесь к индивидуальному подходу? "ДАЛИОН" поможет решить задачи комплексной автоматизации учета в вашем магазине.
У вас сеть магазинов, и вам важна оперативность, актуальность и защищенность информации? "ДАЛИОН" - программа учета в магазине, которая удовлетворит все ваши запросы.
Вы торгуете продукцией собственного производства и вам нужна сквозная система учета? Автоматизация магазина на "ДАЛИОН" решит все задачи учета в вашем магазине.