Сеть фирменных магазинов Белорусская косметика

Автоматизация сети розничных магазинов «Белорусская косметика» на базе программных продуктов ДАЛИОН: ТРЕНД и Frontol 5. 

Специалистами компании «Академия автоматизации» в 2017 г. реализован проект автоматизации сети розничных магазинов «Белорусская косметика» на базе программных продуктов ДАЛИОН: ТРЕНД и Frontol 5.

Заказчик

Компания «Белорусская косметика» является официальным торговым представителем по Центральному Черноземью белорусских заводов-производителей парфюмерно-косметической продукции известных брендов - Белита, Белкосмекс, БелГейтс, Витэкс, Дилис, Люкс Визаж, Маркелл, Модум, Флоралис и пр. 

«Белорусская косметика» является крупнейшим оптовым поставщиком белорусской парфюмерно-косметической продукции на региональном рынке и располагает интернет-магазином и собственной фирменной розничной сетью, включающей по состоянию на октябрь 2018 г. 46 магазинов в наиболее крупных городах ЦЧР - Воронеж, Липецк, Курск, Тамбов, Белгород, Ст.Оскол. 

В ассортименте сети свыше 10000 наименований продукции различных линий - парфюмерия, косметика, средства по уходу, декоративная косметика, средства гигиены, бытовая химия, подарочные наборы и др.
Розничные магазины оформлены в едином фирменном стиле, имеют небольшую торговую площадь (5-35 кв.м), представлены в трех популярных форматах (остров, прилавок, самообслуживание) и располагаются преимущественно в крупных торговых центрах. 

История сотрудничества и автоматизации 

Сотрудничество компании «Академия автоматизации» с заказчиком началось в 2010 г. с автоматизации первого магазина сети в ТЦ Аксиома в г.Воронеже. 

На начальном этапе для фронт-офиса было выбрано кассовое ПО Frontol, для бэк-офиса - ПО 1С:Торговля и Склад 7.7 с переработанным механизмом взаимодействия с кассами. 

Для оснащения кассовых узлов использовано POS­-оборудование Posiflex и сканеры штрихкода Metrologic. Для взаимодействия удаленных магазинов с центральным офисом организована транспортная инфраструктура на базе VPN-технологий. 

В течение ряда лет система постоянно дорабатывалась и развивалась, было реализовано множество интересных информационных решений по управлению сетью магазинов, обмену с кассами, учету работы продавцов, инвентаризациям, системе лояльности, контролю ассортимента и т.п. 

По мере увеличения количества магазинов в сети и развития бизнес-процессов значительно выросли объемы обрабатываемых данных и стали появляться новые управленческие задачи (чековый анализ, управление ассортиментом, снабжение магазинов, мобильные технологии и т.п.), реализация которых сдерживалась возможностями платформы v7.7 

Было принято решение о переходе на новую современную систему управления сетевой розничной торговлей с развитым хорошо проработанным функционалом и возможностью интеграции с кассовым ПО Frontol. 

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта стал перевод управленческого учета розничной сети на новую информационную систему. 

При этом требовалось обеспечить бесперебойность работы розничной сети и перенос из текущей информационной базы в новую, не только основных справочников и начальных остатков, но и всех документов товарного движения за последний год. 

Особенности торговой деятельности и бизнес-процессов предприятия:

• централизованное снабжение магазинов, ценообразование и управление розничной сетью;
• региональная распределенность магазинов сети;
• единая бонусная система лояльности

Предложенное решение 

Заказчику было представлено на рассмотрение несколько различных информационных систем для автоматизации розничной торговли. В результате сравнительного анализа и по рекомендации компании был выбран программный продукт ДАЛИОН: ТРЕНД (с модулями Маркетинг и Ассортимент и Сеть).

Основными доводами, определившими выбор именно этой конфигурации, стали:

• развитая и надежная интеграция с имеющимся кассовым ПО Frontol;
• широкий общий функционал, адекватно отражающий сложившиеся бизнес-процессы;
• простота архитектуры (все данные в одной базе, никаких дополнительных подсистем);
• приемлемая стоимость.

Этапы внедрения ПО ДАЛИОН: ТРЕНД

 На 1-ом этапе была проведена максимально полная предварительная подготовка системы - развернуто на сервере необходимое ПО, сформирована и с учетом структуры предприятия настроена информационная база, опробованы основные бизнес-процессы, организована система ролей и прав пользователей, разработаны шаблоны этикеток и ценников, настроено и отлажено взаимодействие с удаленными кассами, механизмы автоматического обмена и т.п. 

Значительное время заняла разработка/отладка правил конвертации для загрузки данных из 1C:Торговля и Склад 7.7 в ДАЛИОН: ТРЕНД и сам процесс переноса всей необходимой информации. 

В заключении проведено обучение основных пользователей системы. Длительность подготовительного этапа составила около одного месяца. 

На 2-ом этапе система была запущена в эксплуатацию и начался постепенный перевод кассовых рабочих мест на работу с новым бэк-офисом. При этом одновременно функционировали обе системы - в новой начинали работать переведенные магазины, в старой продолжался вестись учет по остальным. Перевод и отладка работы магазинов с ДАЛИОН: ТРЕНД заняли около двух месяцев. 

На этом же этапе в новой системе были адаптированы две важные учетные технологии, наработанные в прошлом - взаимодействие с информационной базой оптового подразделения Заказчика и проведение инвентаризаций магазинов. 

Снабжение розничных магазинов осуществляется централизованно через оптовое подразделение Заказчика, работающее с отдельной системой автоматизации торгово-складского учета. Для взаимодействия оптовой и розничной систем были разработаны средства, позволяющие синхронизировать номенклатуру, выгружать из ДАЛИОН: ТРЕНД заказы на поставку, загружать приходные накладные и закрывать заказы. 

С начала работы при инвентаризации магазинов используются ноутбуки с локальными базами 1С и подключенными беспроводными сканерами штрихкодов. На момент инвентаризации в локальные базы из основной загружается необходимая информация, а после завершения подсчета в основную базу выгружаются результаты инвентаризации. Такая технология не требует онлайн-подключения к основной базе, не зависит от работоспособности каналов связи, позволяет контролировать процесс подсчета, выполнять подсчет одновременно различными пользователями и объединять результаты. Для поддержки данной схемы в новой системе были разработаны средства обмена данными между ДАЛИОН: ТРЕНД и локальными базами, используемыми для инвентаризации. 

Основные результаты проекта

• Организовано 10 стационарных рабочих мест пользователей ДАЛИОН: ТРЕНД в центральном офисе и удаленных рабочих мест региональных администраторов;
• переведено на работу с новой системой 40 магазинов;
• автоматизированы все основные торговые бизнес-процессы Заказчика;
• организовано ведение прочих разделов учета (расходы, взаиморасчеты, движение денежных средств и т.п.), в результате чего сформирован полный цикл управленческого учета предприятия в одной информационной базе;
• для руководства Заказчика организован доступ к ключевым показателям деятельности предприятия через мобильное приложение ДАЛИОН: ТРЕНД.KPI. 

Развитие и доработка системы 

С момента начала промышленной эксплуатации система продолжала развиваться и дорабатываться. 

С использованием ПО Frontol Manager организована централизованная обработка кассовых транзакций магазинов, что повысило стабильность и надежность загрузки данных о продажах в базу ДАЛИОН: ТРЕНД. 

Разработаны средства контроля полноты загрузки отчетов о продажах из магазинов. 

Сформирована структура товарных категорий и задействован механизм управления ассортиментом.

Разработаны дополнительные средства анализа и групповой обработки ассортиментных матриц.

Выполнен перевод информационной базы из файлового варианта в серверный (SQL).

Для более эффективной работы с заказами на поставку товаров в магазины выполнена доработка механизма создания заказов поставщику, позволяющая проводить групповое формирование заказов для нескольких магазинов, учитывать рейтинг продаж товаров и поддержание минимальных остатков товаров, включенных в ассортиментную матрицу, и т.п.

Разработаны средства контроля наличия в магазинах пробных модификаций товаров (тестеров).

Организована централизованная единая для всей сети бонусная система лояльности. 

Организован оборот подарочных сертификатов.

Отработана технология использования ТСД с ПО ДатаМобайл для проведения инвентаризаций магазинов.

Разработаны дополнительные отчеты по анализу оптимальности товарных запасов.

Используемое программное обеспечение:

• ДАЛИОН: ТРЕНД с модулями Маркетинг и Ассортимент и Сеть;
• Кассовое ПО АТОЛ Frontol 5 Торговля;
• ПО централизованного администрирования касс АТОЛ Frontol Manager;
• Мобильное приложение ДАЛИОН: ТРЕНД.KPI;
• ПО для терминалов сбора данных ДатаМобайл.