Ошибки в алкогольной декларации: 5 проблем при сдаче строгой отчетности, которых можно избежать с помощью ДАЛИОНа

Бесплатная on-line демонстрация Заказать сейчас

10.12.2014

При формировании декларации об объеме розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции очень важно избежать ошибок. Однако даже автоматизация этого процесса не дает нам таких гарантий. Главным образом, потому, что ни одна современная товароучетная система не исключает ручной ввод данных. Но минимизировать человеческий фактор все же можно: в конфигурации ДАЛИОН предусмотрены специальные механизмы, которые помогут вам уменьшить вероятность ошибки. Как они работают?

Мы рассмотрели пять типичных ситуаций при заполнении строгой отчетности и разобрались, как ДАЛИОН помогает свести к минимуму ошибки в алкогольной декларации.

1. Отразить разных производителей у одного и того же товара

У одной и той же номенклатуры по документам могут быть указаны разные производители. Если вы выберете производителя в карточке номенклатуры, это не устранит проблему. Самое надежное решение — отражать производителя на уровне приходных документов (рис. 1).

Впрочем, это не снимает с пользователя ответственность за корректный ввод данных. Задача системы — обеспечить оператора всеми необходимыми инструментами для проверки. Один из таких инструментов — печатная форма, отображающая реквизиты для заполнения приходной накладной. Эта форма со стороны поставщика может служить сопроводительным документом к отгрузке магазину.

2. Отразить разные виды алкогольной продукции у одного и того же товара

Задача, аналогичная предыдущей, которая решается корректным вводом данных на уровне приходных документов. Код вида алкогольной продукции отображается в табличной части приходной накладной (рис.1) и помогает оператору не ошибиться с видом алкогольной продукции. Даже если виды схожи по названию.

3. Отразить разные КПП у одного и того же поставщика

У одного поставщика могут быть разные КПП. Как и в предыдущих случаях, правильный учет на уровне прихода поможет сформировать корректную отчетность. КПП, как и прочие реквизиты, отражается в самом документе (рис.1), а также в соответствующей печатной форме (рис.2).

4. В декларации указаны неполные данные (часть номенклатуры не отражена в отчете/не заполнены реквизиты, обязательные для учета алкоголя)

Когда номенклатура вводится не по шаблону (рис.3), а произвольно, это может повлечь за собой большое количество ошибок как при первоначальном, так и при последующем заполнении справочника номенклатуры.

Чтобы избежать таких ошибок, используйте шаблон ввода номенклатуры. Если справочник уже заведен неправильно, используйте инструмент "Групповая обработка товаров", который автоматически заполнит все параметры у выбранных карточек номенклатуры.

5. В декларации неверно указаны количественные данные по поступлению и/или расходу

Ошибки в ведении общего учета неизбежно повлекут за собой ошибки в алкогольной декларации, поскольку она формируется на основании введенных в систему учетных данных. Среди наиболее распространенных ошибок — наличие отрицательных остатков, ошибки в приходных документах или их отсутствие, пересортица и т.д.

В этой ситуации важно разобраться, откуда взялись те или иные показатели. Для этого в конфигурациях ДАЛИОН предусмотрен специальный отчет на основе алкогольной декларации с расшифровкой до документов (рис. 5, 6).

Важно понимать: какой бы совершенной ни была система автоматизации, данные будут отображаться корректно только при условии, что вы обеспечите жесткий административный контроль за их вводом. Таким образом, поддержка актуальной базы данных — это, в первую очередь, управленческая задача.

Заказать демонстрацию

Ошибки в алкогольной декларации: 5 проблем при сдаче строгой отчетности, которых можно избежать с помощью ДАЛИОНа

Читайте также: