Автоматизация сети пекарен Сдобушка

Компания Бизнес Технологии реализовала проект по автоматизации сети пекарен Сдобушка.

Благодаря внедрению новой системы учета на базе решений ДАЛИОН и Frontol в сети настроены централизованный учет и учет собственного производства, а также оперативный обмен между кассами и системой учета.

Специалисты Бизнес Технологии разработали и реализовали: механизмы переноса данных из 1С:Общепит, рабочие места пекарей, оперативное (в режиме реального времени) получение данных с цехов в ДАЛИОН, а также алгоритмы автоматического формирования документов внутренней продажи между юридическими лицами сети и т.д.

Заказчик

Пекарни Сдобушка открылись больше 10 лет назад. Сеть начиналась с небольших торговых точек с производством на местах. Затем был организован собственный цех со складами по производству полуфабрикатов. Работа с централизованным складом с цехом позволил масштабировать бизнес, развивая и открывая как собственные торговые точки, так и через франчайзи партнеров. На данный момент в сети 4 собственные торговые точки и 3 партнёрские.

К качественному и полноценному учету клиент пришел не сразу. Изначально пекарни были автоматизированы на Асторе, но продукт был снят с поддержки. С приходом онлайн -касс остро встал вопрос о смене системы автоматизации. Тогда был выбран 1С: Общепит, который решил ряд задач и особенно ценился бухгалтером. Однако функционала было недостаточно для ведения полноценного управленческого учета в сети. Кроме того, возникали трудности с обменом и стабильностью работы системы. Тогда руководство пекарни приняло решение вновь сменить систему автоматизации.

Цели и задачи автоматизации

Новая система должна была решить ряд задач:

• обеспечить бесперебойную работу кассовых комплексов,
• автоматизировать управленческий учёт,
• обеспечить выгрузку данных в 1С:Общепит (для ведения бухгалтерского учёта),
• реализовать гибкую скидочную систему,
• позволить работать с маркетинговыми акциями (планирование и анализ результатов),
• реализовать централизованное управление заказами,
• работать с централизованными отгрузками в разрезе разных юридических лиц,
• автоматизировать производственные процессы в цеху и на торговых точках.

Предложенное решение и его преимущества

Специалисты компании Бизнес Технологии проанализировали задачи, озвученные клиентом и, проведя предпроектное обследование, предложили автоматизировать сеть на решениях Frontol (front-office) и ДАЛИОН: ТРЕНД (back-office). Данные программные продукты отлично зарекомендовали себя на рынке, в т.ч. высоким качеством интеграции.

Frontol позволяет реализовать автономность работы каждого кассира, работать со скидками, контролировать действия персонала, а также формировать заказ с касс и загружать в ДАЛИОН.

Выбор в сторону ДАЛИОНа был сделан, т.к. решение позволяет централизованно управлять сетью, делать централизованные заказы на склад и т.д. Отдельным преимуществом стал функционал ДАЛИОНа по работе с внутренними перепродажами, маркетинговыми акциями, учёту денежных средств и т.д. Кроме того, модуль Производство позволяет автоматизировать учет собственного производства: учет продуктов, калькуляция себестоимости и расчет стоимости готовой продукции, планирование и анализ производства и т.д.

Детали внедрения и ключевые результаты

Автоматизация проходила в несколько этапов. В первую очередь были разработаны механизмы переноса данных из 1С:Общепит в ДАЛИОН: ТРЕНД. Были учтены особенности учета в сети: перенос остатков товаров, взаиморасчетов, денежных средств в кассах и на банковских счетах, также сохранены связи между справочниками по уникальным идентификаторам, для последующего обмена в обратную сторону. Параллельно было проведено обучение со сквозными примерами работы, а также настройки и доработки функционала.

На втором этапе, на всех точках были установлены и настроены кассовые рабочие места (параллельно с имеющимся кассовым программным обеспечением) и произведено обучение кассиров.

В назначенную дату перехода, на всех точках провели инвентаризацию, с последующим вводом остатков в ДАЛИОН: ТРЕНД. После инвентаризации сеть была запущена на новых кассовых программах.
Затем приступили доработке функционала и изменению бизнес-процессов сети для повышения эффективности автоматизации управленческого учёта.

В цехах были установлены рабочие места (РМ) пекарей для фиксирования факта выпуска готовой продукции, анализа остатков полуфабрикатов на складе и автоматического их выпуска на недостающее количество. В качестве РМ пекаря используется Frontol 6.
В ДАЛИОНе была доработана возможность оперативно (в режиме реального времени) получать документы о готовой продукции с РМ пекарей. Так же с РМ пекарей производится формирование внутреннего заказа на склад для дальнейшей обработки и отгрузки на магазины.
Кроме того, специалисты Бизнес Технологии разработали алгоритмы автоматического формирования документов внутренней продажи между юридическими лицами сети.

Новая система учета решила все задачи, поставленные клиентом. В частности, обеспечено централизованное управление сетью. Теперь заказы с магазинов и цехов оформляются на центральный склад. Поступление товаров и сырья также осуществляется на центральный склад, откуда они поступают в цеха и магазины (через внутренние перепродажи и перемещение). Кроме того, руководство сети оперативно получает отчеты о работе, прибыли, рентабельности как отдельной точки, так и сети в целом.