Переход на новую учетную систему в розничном магазине

Заказчик

Магазин «Со вкусом» работает на рынке с 2020 года и расположен в новом спальном районе Южно-Сахалинска. Удачное расположение магазина в районе, который продолжает достраиваться, обеспечивает хорошую проходимость и увеличение числа покупателей.
Компания АйТи-Профи выполнила проект по переходу магазина на новую систему учета.

Переход на новую систему учета

Сокращение расходов, работа с более функциональным решением, усиление контроля работы персонала, ведение грамотного учета – одни из причин, по которым клиенты принимают решение перейти на новую систему учета. Для реализации такого проекта важно особенно тщательно выбирать программный продукт и компанию-интегратора.
  

Как выбрать интегратора и новую систему учета?

На рынке довольно широкий выбор программ для учета. Чтобы выбрать подходящее решение стоит определиться с компанией-интегратором, которая проведет обследование бизнес-процессов магазина и предложит программу, отвечающую требованиям и задачам клиента.

Как выбрать компанию, которая сможет подобрать и внедрить подходящее решение?  Вот критерии, на которые стоит обратить внимание:

• Специализация и опыт внедрения – компания должна иметь опыт и компетенции в сфере автоматизации розницы. Чем больше опыт, тем выше вероятность успешной реализации проекта.
• Успешные проекты и отзывы клиентов – позволят оценить компетентность компании и их подход к работе. С проектами и отзывами можно ознакомиться на сайте компании-интегратора или на сайте разработчика программного продукта.
• Подход к клиенту – уже на этапе коммерческого предложения можно сделать вывод о работе компании. Стоит обратить внимание на то насколько подробно описаны услуги, готовы ли специалисты услышать требования клиента, обсудить и внести изменения в свое предложение и т.д. Если компания-интегратор молча принимает пожелания клиента, не внося свои предложения и не предлагая варианты лучше – это повод задуматься стоит ли работать с ней.
• Демпинг. Заведомо низкая цена в коммерческом предложении – уловка недобросовестных компаний. Часто, выбрав самое дешевое предложение, клиент платить в разы больше в будущем.

Проанализировав предложения на рынке, владелец магазина «Со вкусом» принял решение обратиться в компанию АйТи-Профи, которая хорошо зарекомендовала себя и обладает богатым опытом в автоматизации розничных магазинов.

Задачи автоматизации и выбранное решение

На момент обращения в АйТи-Профи магазин был автоматизирован, но система не устраивала клиента. В частности, программа «зависала» при работе, в учете был беспорядок и данные не соответствовали действительности, при учете были постоянные минусы. При этом функционал по работе с алкогольной продукции и обмену с кассовой программой Frontol был скудным, что ограничивало работу магазина.

Новая система должна была позволить:

• Вести полноценный товарный и складской учет.
• Работать с системами ЕГАИС и Честный знак.
• Анализировать работу магазина.
• Контролировать работу персонала.

Также новая программы должна была обладать широкими возможностями интеграции с кассовым программным обеспечением.

Специалисты АйТи-Профи выбрали ДАЛИОН: ТРЕНД  - типовой функционал решения полностью отвечал требованиям клиента, а подписка на ДАЛИОН: ТРЕНД позволила значительно сэкономить бюджет клиента.

Детали и результаты внедрения

Специалисты АйТи-Профи выполнили работы по установке и настройке ДАЛИОН, а также по переносу данных из предыдущей системы учета и настройке обмена с 1С:Бухгалтерией.

Перед запуском ДАЛИОН было проведено обучение по основным документам, отражающим базовые бизнес-процессы розничного магазина (закупки и продажи товаров). Первая неделя запуска полностью проходила удаленно. Благодаря, грамотному предварительному обучению, при работе с системой у клиента практически не возникало вопросов.

После перехода на ДАЛИОН клиент:

• Внедрил процесс фиксации вскрытия тары (разливное пиво) – ранее не было возможности с ним работать из-за скудных возможностей предыдущей системы в обмене с Frontol.
• Провел инвентаризации по пиву (через обработку "Сверка остатков ДАЛИОН с данными ЕГАИС") и крепкому алкоголю. После чего были списаны излишки алкоголя в ЕГАИС.
• Наладил закрытие периода (механизм Расчет финансового результата).
• Формирует алкогольную декларацию непосредственно из ДАЛИОН.

Также стоит отметить, что спустя 4 месяца работы в ДАЛИОН клиент попросил отключить функционал превышений по ОКС. Это говорит о том, что благодаря заложенной строгости учета в ДАЛИОН: ТРЕНД клиент может привести свой управленческий учет в порядок, в том числе физически в магазине.

Сотрудничество компаний продолжается – специалисты АйТи-Профи оказывают техническую и консультационную поддержку клиента.